Reumo
O objetivo deste artigo é retratar como o processo de digitalização e arquivamento digital de documentos contribuiu para que a Seção de Comunicação Social (PM-5) da Polícia Militar do Estado de São Paulo (PMESP) reduzisse o gasto com insumos para escritórios, aperfeiçoasse a utilização do espaço físico anteriormente utilizado para alocar armários destinados a arquivos físicos e privilegiasse a sustentabilidade. Para tanto, desenvolveu-se um estudo de caso, que se iniciou com o diagnóstico da Seção visando entender como ocorria a rotina de impressão e arquivamento de documentos. Com a proposta de digitalização por meio de benchmarking, buscou-se entender a escolha da solução adotada. Em seguida, foi entendido como ocorreu a capacitação dos colaboradores e sua importância no processo aliado a utilização de um Procedimento Administrativo Padrão para a digitalização de documentos. Após a capacitação, passou-se a entender o formato digital escolhido. Como resultado notou-se que com a implantação de nova rotina administrativa houve redução de gasto com impressão, de impactos ambientais e diminuição de considerável espaço para arquivamento de documentos na PM-5. Por fim, em relação às peculiaridades de cada repartição pública, este trabalho demonstra o apelo vantajoso sustentável e econômico desta prática quando implantado a um órgão público.